Die Pomodoro-Technik und der Vorteil von Zeitblöcken

Du hast deine To-do-Liste prall gefüllt mit Aufgaben, hast diese priorisiert und bist startklar – doch dann kommt dir dein Handy dazwischen, die Wäsche muss auch noch gemacht werden und deine Küche sieht mal wieder aus. Ach ja und ist da nicht auch der Geburtstag in 4 Monaten, der dringend heute geplant werden müsste?

Nein, komm schon. Fokussiere dich. Ach huch, da beept plötzlich das Telefon: Eine Sprachnachricht von der Freundin. Gut, die habe ich schnell erledigt und dann wieder ran an meine To-dos. Oh, ein Alert von t3n mit einem Artikel wie ich vom Morgenmuffel zum Erfolgsmenschen werde. Super. Den lese ich direkt. Schließlich hilft er mir, meinen Tag besser zu gestalten.

Und eh du dich versiehst, ist der Tag um, du hast nichts geschafft, obwohl du alles so schön priorisiert hattest. Das schlechte Gewissen verzerrt dich und gibt dir ein absolut schlechtes Gefühl, wenn du auf deine To-do-Liste blickst. Wieder ein Tag, an dem du nicht produktiv warst. Wieder mal hast du dir bewiesen, dass du nichts schaffst, dabei hast du es dir doch so fest vorgenommen.

Wenn es dir so geht, hilft nur noch eins: Du brauchst Methoden, mit denen du zum Umsetzen kommst. Werde vom Aufschieber zum Macher, weißt du noch!? Aber wie?

Im Folgenden zeige ich dir verschiedenen Methoden, die dir bei der Umsetzung deiner To-dos helfen und dich endlich dorthin bringen, wo du die ganze Zeit schon hinmöchtest: An dein Ziel.

Um To-dos tatsächlich umzusetzen, brauchst du Willenskraft und Disziplin. Diese zwei Dinge kannst nur du dir selbst antrainieren. Ein:e Coach:in kann dich anleiten, aber da musst du viel Arbeit selbst reinstecken. Doch es gibt immer Mittel, die einen unterstützen können.

Kenne dein Why

Ich weiß, ich habe es schon sehr oft betont, aber das ist ausschlaggebend dafür, dass du Bock hast, deine To-dos umzusetzen. Kenne deine Motivation. Es reicht nicht, einfach nur Aufgaben wahllos aufzulisten. Mache dir klar, wofür du diese Aufgaben benötigst, wohin sie dich bringen. Du wirst sehen, dass du gewillter bist, sie umzusetzen, wenn du weißt, was du von ihnen bekommst.

Stärke dein Urvertrauen

Jede To-do, die wir nicht schaffen, jede Ablenkung, der wir freiwillig folgen führt dazu, dass wir uns ein schlechtes Gewissen aufbauen. Lass es zu. Für 2 Minuten und am nächsten Tag sagst du dir, dass du es schaffen kannst. Sag es laut und immer wieder, wenn es sein muss. Stärke das Vertrauen in dich selbst.

Methodik

Natürlich gibt es auch eine ganz technische Herangehensweise, um deine To-dos abhaken zu können, nämlich die unterschiedlichen Methoden, die du dafür anwenden kannst. Von der Pomodoro-Technik über Zeitblöcke bis hin zu Visualisierungstechniken – es gibt für alles eine Methode.

Die Pomodoro-Technik

Eine der bekanntesten Methoden ist wohl die Pomodoro-Technik, die auf einer zeitlichen Umsetzung basiert. Sie wurde in den 1980ern entwickelt. Du nimmst eine deiner Aufgaben, stellst dir einen Timer auf 25 Minuten und arbeitest fokussiert an der Aufgabe. Sobald der Wecker klingelt, machst du eine 5-minütige Pause. Und so arbeitest du dich durch deine Liste. Das Timeboxing soll den inneren Widerstand verringern und dich dazu bringen, dass du dich fokussiert auf die Aufgabe konzentrierst. Das Durchstreichen der To-do nach 25 Minuten löst ein Erfolgsgefühl aus, so dass du bestärkt in die nächste Aufgabe gehst.

Theoretisch lässt sich der zeitliche Aspekt der Technik variieren. Du kannst bis zu 55 Minuten eine Aufgabe erledigen und dann die 10 Minuten Pause machen. Das Verhältnis sollte allerdings immer stimmen. 5 Minuten Arbeiten, 5 Minuten Pause werden dich nicht an dein Ziel bringen.

Wichtig dabei ist auch, dass du alle Ablenkungen beiseitelegst. Zum Beispiel die Notification ausschaltest. Dadurch gewährleistest du, dass du wirklich konzentriert arbeitest. Manche neigen dazu, sich das Handyspielen als Belohnung für die Pause zu setzen. Das halte ich für unklug, da du dich dazu erziehst, dass du deine To-dos nur noch machst, wenn du eine Belohnung dafür bekommst. Dabei sollte die erledigte Aufgabe, deine Belohnung sein, denn schließlich bringt sie dich näher an dein Ziel.

Der Vorteil von Zeitblöcken

Viele Zeitmanagement-Techniken beruhen auf Zeitblöcken. Daher kannst du auch damit beginnen, dir deine Zeit in Blöcke einzuteilen. Wichtig ist, dass du dir einen Timer stellst. Warum? Er hilft dir, nicht die ganze Zeit auf die Uhr zuschauen, damit du siehst, wann der Zeitblock zu Ende ist. Da würdest du deine Konzentration wieder teilen. Sondern er sorgt dafür, dass du genau weißt, wenn die Zeit kommt, klingelt er und du kannst dich voll und ganz konzentrieren.

Werde Zeit-Profi

Dabei ist es wichtig, dass du weißt, wie viel Zeit du einer Aufgabe geben willst. Im agilen Mentoring lernst du das zusammen mit mir, da wir deine Zeit einteilen. Interessiert? Dann melde dich jetzt zu einem kostenlosen Planungscall an und wir finden gemeinsam heraus, wie wir dich deinen Zielen näher bringen.

Die Zeitblock-Einteilung hängt stark von deinen Zielen ab und wann du welches erreichen möchtest. Ein Beispiel: Ich möchte jeden Monat ein Buch lesen. Was ist meine Motivation dahinter? Erstens möchte ich hier regelmäßig eine Buchbesprechung liefern. Zweitens möchte ich mich selbst weiterbilden und drittens möchte ich, dass mein Kindle Unlimited-Abo auch mal zu etwas Nutze ist. Das heißt, ich weiß sehr klar, warum ich es machen möchte.
Jetzt hat nicht jedes Buch die gleiche Anzahl an Seiten. Dadurch wird sich mein monatlicher Aufwand, ein Buch zu lesen, variieren. Meine Zeit muss dementsprechend eingeteilt werden. Das Buch hat 260 Seiten. Ich schaffe es, jeden 2. Tag 20 Seiten zu lesen. Die 20 Seiten schaffe ich in einer 1 Stunde. Also brauche ich 11 Stunden um das Buch zu lesen. D.h. ich brauche pro Woche einen Zeitblock von 2,75 Tage, um mein Buch zu beenden. Dann rechnen wir noch 2 Stunden drauf, um das Buch in einen Artikel zu verwandeln und et voilà ich weiß genau, wie viel Zeit ich mir im Monat dafür freischaufeln muss. D.h. ich setze mich hin und streiche mir Zeitblöcke in meinem Kalender für lesen ein.

Natürlich setze ich voraus, dass ich zu diesen Zeiten dann auch tatsächlich lese und mich nicht durch andere Dinge ablenken lassen. Das funktioniert auch wieder, indem ich mir einen Timer setze. So kann ich mich voll und ganz auf das geschriebene Wort konzentrieren, ohne dass ich Angst habe, zu viel Zeit zu investieren.

Eat that frog

Viele von euch haben sicherlich schon von dieser Methode gehört und ich bin ein absoluter Verfechter von ihrer Funktionalität und glaube daran, dass sie das Geheimnis der Effizienz ist. Ich habe noch nie erlebt, dass sie nicht zum Erfolg führt. Dabei ist sie unheimlich simple, dennoch herausfordernd in der Umsetzung.

Eat that frog heißt die Aufgaben als erstes zu erledigen, auf die du absolut keine Lust hast. Die Aufgaben, die du normalerweise immer vor dir liegen lässt. Die Aufgaben, die du so lange vor dir hinschiebst bis aus deinem Motivations- ein Zeitproblem geworden ist. Warum auch nicht? Es ist doch so viel schöner Aufgaben zu haben, die einem Spaß machen, in denen man aufgehen kann und sich vielleicht auch etwas verlieren kann. Das ist die Herausforderung der Technik.

Es bedeutet eben sich den „doofen“ Aufgaben zu widmen. Hake sie ab. Setz dir einen Zeitblock und mache sie. Danach wirst du dich unheimlich befreit fühlen und richtig Lust haben, die schönen Aufgaben zu erledigen. Denn dann kommen nur die tollen Dinge.

Unliebe Aufgaben sind oft schwierig und darum zeitaufwendig

Wie oft habe ich das schon gehört. Dabei stimmt es meistens gar nicht. Die unlieben Aufgaben werden nur dann schwierig und zeitaufwendig, wenn ich sie vor mir her schiebe. Da sie dann immer größer, immer unmöglicher und immer zeitintensiver werden. Machst du sie einfach sofort und setzt dich dran, bist du manchmal überrascht davon, wie schnell die Aufgabe dann doch zu erledigen war.

Die Vorgehensweise

Mein Tipp wie du am besten vorgehen kannst, um deine Effizienz zu steigern:

  1. Aufgaben aufschreiben
  2. Die Zeit, die du bereit bist, zu investieren, dahinter schreiben
  3. Zeitblöcke im Monat/ Woche/ Tag verteilen, um deine Prioritäten klar zu bekommen
  4. Unliebe Aufgaben erst erledigen, dann die schönen To-dos

Diese Vorgehensweise kannst du für alles und jedes Projekt verwenden. Versprich mir eins: Dass du dich heute dransetzt und es einfach mal ausprobierst. Teile mir gern mit, wie es verlaufen ist und was du über dich selbst und deine tatsächliche Zeiteinteilung gelernt hast.

Ob du am Ende die Pomodoro-Technik, Eat that Frog oder eine der weiteren Techniken verwendest, ist dir überlassen. Vielleicht baust du dir auch selbst eine eigene Technik zusammen, aus den Methodenteilen, die dir am meisten zusagen. Das Wichtigste ist, dass du anfängst, dich mit dir und deiner Zeiteinteilung auseinanderzusetzen, um an deine Ziele zu kommen. Um mehr aus deinem jetzigen Tun herauszuholen.

Werde zur Macherin

Je nachdem wie du deine Ziele gesetzt hast, können deine To-do-Listen jeweils unterschiedlich ausfallen bzw. sollten sie es auch. Wie du Ziele setzt und warum sie dir helfen, findest du ausführlich in meinem eBook erklärt.

Das wird dein Jahr.

Hast du Probleme damit, deine Ziele und To-dos zu definieren und in einem Trello-Board festzuhalten, melde dich gern zu meinem kostenlosen Planungscall an, indem wir über deine Aufgaben sprechen und ich dir erste Tipps und Tricks gebe.
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