Trello – Wie nutze ich es richtig?

Trello ist mein Mittel der Wahl. Mein Board des Herzens. Als ich Trello zum ersten Mal von Trello hörte, es sah und in die Benutzung kam, wurde mir klar, ich habe mein Lieblingstool gefunden. Bisher gab es keins, dass ihm für mich das Wasser reichen konnte.

Und das Beste daran? Du kannst es kostenlos nutzen. Und hast dabei vielfältige Nutzungsmöglichkeiten. Für mich ein absolut unschlagbares Angebot.

Trello – Was ist das?

In der Welt der Agilität ist es besonders wichtig, Dinge transparent zu machen. Scrum hat es sich zur Aufgabe gemacht, die Komplexität dieser Welt durch Vertrauen, Flexibilität und Transparenz zu vermindern. Trello ist eine Form um das möglich zu machen.

Kurz zusammengefasst, was Trello kann: Es zeigt dir auf einen Blick woran du gerade arbeitest, wer an was gerade arbeitet und welche Dinge sich im Prozess befinden. Jedes Mal, wenn ein Projekt zu groß wird, zu viele Menschen daran arbeiten oder etwas gut auf einen Blick sortiert sein muss, hilft dir Trello dabei, als diese Schritte zu bewältigen. Erstmal morgens hinsetzen und das Trello-Board checken. Emails in Karten verwandeln. To-dos die zwischen halbe bis Stunde brauchen bekommen eine Card.

Trello heißt:

Klingt super, nicht? Dann zeige ich dir nachfolgende gern wie es funktioniert.

Trello – Wie funktioniert das?

Zuallererst, jeder kann sich ein Konto anlegen. Trello ist kostenlos. Natürlich gibt es in der kostenlosen Variante nicht alle Features, aber durch verschiedene Plugins kannst du auch in der kostenlosen Version viel in Trello erledigen.

Struktur schaffen

Struktur schaffst du, indem du deine Aufgaben in Listen und Karten einteilst, die Sinn machen. Gehen wir davon aus, du hast drei Listen: Backlog, Doing, Done. Im Backlog befinden sich alle Aufgaben, die du noch erledigen möchtest. D.h. wenn du morgens deine E-Mails checkst, kannst du alle darinbefindlichen Aufgaben in eine Trello-Karte verwandeln und diese in deiner Backlog-Liste speichern. Ist dein Backlog gefüllt, setzt du dich hin und sortierst die Aufgaben ins Doing, die du jetzt beginnst. Wichtig dabei ist, dass du dich tatsächlich darauf verständigst, dass du diese Aufgaben auch wirklich jetzt bearbeitest. Im Optimalfall befindet sich auch immer nur eine Aufgabe im Doing und es kommt erst eine neue in die Liste, wenn die erste im Done gelandet ist. Allerdings wissen wir alle, dass dies im Alltag eine Utopie ist.

Neben den Erfolgen, die ich direkt sehe, hilft mir das Commitment zwischen jeder Aufgabe und mir, mich zu disziplinieren. Ich lerne, was es heißt, mein Wort zu halten und etwas einfach durchzuziehen. Eine Eigenschaft, die unheimlich wichtig ist, wenn ich meine Ziele erreichen möchte. Indem ich mir selbst verspreche, dass ich die Aufgaben, die ich heute auf Doing geschoben habe, wirklich mache, erfülle ich mir gegenüber mein Versprechen und wachse in meinem Ansehen. Mache ich es wieder nicht, bestätige ich mir selbst, dass ich es nicht drauf habe und werde jedes Mal scheitern.

Übersicht gewinnen

Nachdem jede Liste und Karte gefüllt ist, hast du eine Übersicht über deine laufenden Projekte und Aufgaben gewonnen. Du siehst auf einem Blick, welche Aufgaben sich wo befinden. Am Ende eines Tages oder am nächsten Tag morgens kannst du deine Karten verschieben: Was hast du am Vortag erledigt und welche neuen Aufgaben sind in deinem Backlog gelandet. Wie du schon siehst, ist es eine sehr einfache und intuitive Variante all deine To-dos zu sehen. Auch die, die du erledigt hast und in die Done-Liste verschoben hast.

Zugriff für mehrere Personen

Arbeitest du zusammen mit anderen an einem Projekt kannst du sie zu deinem Board einladen, sie zu Karten direkt hinzufügen, sie verlinken (@name) und ihnen Aufgaben zuweisen. Sie können kommentieren, Dokumente hinzufügen, Karten erstellen und in den Austausch zusammen gehen. Das Board ist nicht begrenzt, also kannst du so viele Personen wie nötig einladen. Du selbst bleibst immer Administrator.

Deine Trello-Anleitung

Brauchst du Hilfe bei der Erstellung deines Trello-Boards? Oder du möchtest mehr über die Features eines Trello-Boards erfahren, lade dir hier meine Anleitung herunter.

Den Prozess beobachten

Indem einzelne Aufgaben eines Projektes auf Karten geschrieben stehen und diese verschoben werden, siehst du in der ersten Ebene direkt den Prozess. Zusätzlich haben die Karten einzelne Features, mit denen der Prozess noch einfacher zu beobachten ist. Gehört zu einer Aufgabe eine Checkliste, die abgearbeitet werden muss, kann diese in die Karte eingetragen werden. Braucht man die Checkliste für mehrere Karten, so kann sie simpel kopiert werden. Durch das Abhaken der Checkliste kann ich sehen, wie viel Prozent der Aufgabe bereits erledigt sind.

Ich kann eine Frist setzen, wenn nötig, um zu signalisieren, auch mir selbst gegenüber, wann die Aufgabe erledigt sein muss. Brauche ich die Aufgabe so nochmal oder die Infos, die in der Karte enthalten sind, kann ich sie ganz einfach kopieren und erneut anlegen.

Ein Archiv haben

Befindet sich die Karte im Done und es wird festgestellt, dass ich sie nicht mehr brauche, dann habe ich die Möglichkeit sie und alle Informationen, die sie enthält zu archivieren. D.h. die Informationen gehen nicht verloren und ich habe nicht nur ein Prozess- und Projektboard, sondern auch ein Archiv, das ich nutzen kann. Alle Informationen und Links sind an einem Ort gespeichert, denn ich kann Bilder und Dateien hochladen, Links reinkopieren und dies teilen und archivieren.

Personalisiertes Trello

Möchte ich das mein Trello-Board auch nach mir aussieht, so kann ich das Hintergrundbild ändern, Gifs und Sticker zu den Karten dazufügen und Emojis reinkopieren. Schon habe ich ein individuell auf mich zugeschnittenes Board. Jede List und jede Karte bestimme ich, den Titel, das Aussehen, den Inhalt. Trello lässt sich für alles nutzen: Projektmanagement, Familienplanung, Buch schreiben, Hobby festhalten, Reportings bauen, Ideen sammeln. Es finden sich unendliche Möglichkeiten und machst du dir bewusst, dass du dich verbindlich darauf einlässt, eine Karte, die ins Doing geschoben wurde, tatsächlich zu bearbeiten, kannst du aus deinem Board das Maximum herausholen.

Werde zur Macherin

Je nachdem wie du deine Ziele gesetzt hast, können deine To-do-Listen jeweils unterschiedlich ausfallen bzw. sollten sie es auch. Wie du Ziele setzt und warum sie dir helfen, findest du ausführlich in meinem eBook erklärt.

Das wird dein Jahr.

Hast du Probleme damit, deine Ziele und To-dos zu definieren und in einem Trello-Board festzuhalten, melde dich gern zu meinem kostenlosen Planungscall an, indem wir über deine Aufgaben sprechen und ich dir erste Tipps und Tricks gebe.

Trello advanced

Natürlich kann einem ein Trello-Board bestehend aus drei Listen zu wenig sein, um dein ganzes Vorhaben festzuhalten. Daher gebe ich dir hier gern ein Beispiel eines Trello-Board, das ich täglich benutze.
Es besteht aus folgenden Listen:

Hier werden alle Ideen und Aufgaben festgehalten. Kommen sie von einem Messebesuch, aus Emails, Meetings oder durch Telefonate – ganz gleich, sie werden im Backlog festgehalten.
Was nehme ich mir konkret für diese Woche vor? Nur die Aufgaben, die tatsächlich in dieser Woche bearbeiten werden sollen, wandern in diese Liste.
Inklusive der Top 3 des Tages. Da kommen die wichtigsten Prios hin, also die Aufgaben, die ich heute auf jeden Fall erledigen möchte.
Sehr wichtig, denn ich möchte ja meinen Fortschritt sehen. Jedes Mal, wenn du hier eine Karte reinschiebst, schießt Konfetti raus.
Ist dafür da, dass Aufgaben manchmal von mir erledigt sind, aber durch eine zweite Person abgesegnet, weitergetragen oder bearbeitet werden müssen und diese sollen sich nicht in meiner Heute-Liste weiterhin befinden. Außerdem weiß ich so, wann ich jemandem hinterherlaufen muss, da ich sehen kann, wann die Karte dorthin geschoben wurde.
Hier befinden sich Infos zu Workshops und Trainings, die ich gemacht habe und von denen die Unterlagen als Mail bekommen habe. Diese sammle ich hier, um immer wieder darauf zurückgreifen zu können.

Im Falle das der Backlog zu groß wird, baue ich manchmal auch eine Future-Liste ein. Das sind Aufgaben und Ideen, die ich einmal im Monat anschauen und ggfs. ins Backlog verschiebe, um mich im nächsten Monat darum zu kümmern.

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Deine Trello-Anleitung

Möchtest du mehr zu Trello erfahren und eine Anleitung für welches Projekt du wie dein Trello-Board aufsetzt? Dann melde dich hier kostenfrei an und lade dir meine Anleitung herunter.
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