Wozu brauche ich To-do-Listen?

Die To-do-Liste. Googelt man sie, erhält man 1.240.000.000 Einträge. Darunter viele, die beschreiben, wie man eine To-do-Liste nutzt. Dabei werde ich von vielen immer wieder darauf angesprochen, dass so eine Liste die Kreativität vertreiben würde, dass man sich eingesperrt fühlt und man die To-dos ja oft nicht wirklich abarbeitet. Oft liegt genau hierin das Problem. Die To-do-Liste wird verwendet, um in einem schönen Template die offenen Punkte aufzuschreiben, jedoch verstehen die wenigsten, dass es ein Commitment zwischen mir und jeder einzelnen Aufgabe geben muss, sonst sind es nur Worte auf einem Blatt Papier.

Was bringt mir eine To-do-Liste?

Kurz und knapp:

Eine To-do-Liste bezeichne ich immer gern als Verlängerung meines Gehirns. Wie wir alle wissen und mit Sicherheit wöchentlich merken, können wir nicht alles mit unserem Geist aufnehmen. Geschweige denn behalten. Immer wieder gehen uns Sachen durch. Manchmal bleiben aufgeschriebene Notizen länger im Gedächtnis. Zwischen diesen beiden Dingen steht die To-do-Liste, die sowohl die durchgehenden Sachen als auf die längere Erinnerbarkeit bedienen.

In erster Linie bringt mir die To-do-Liste Struktur. Sehe ich montags morgens ein volles Postfach, so lese ich die E-Mails der Reihe nach durch. Auf die, die nur einer schnellen Antwort bedürfen, antworte ich direkt und sortiere sie dann weg. Die, die längere Aufgaben mit sich ziehen, bleiben im Posteingang. Nach nicht mal einer Stunde habe ich meine Posteingangs-To-do-Liste. Aus dieser wiederum können sich Aufgaben formulieren, die ich meinem Trello-Board hinzufüge, auf einen Zettel schreibe, weil ich mich heute um diese kümmern werde. Den Zettel, die Liste in Trello arbeite ich nach der Reihe ab. Schaue ich mittags auf die Liste, so sehe ich direkt auf einen Blick, was ich schon geschafft habe und was noch vor mir liegt. Ich erhalte auf einen Blick absolute Klarheit. Für den einen Tag. Besitze ich ein umfangreiches Trello-Board beispielsweise erlange sogar Klarheit über all meine To-dos. Über den Stand meiner Ziele.

Habe ich eine Aufgabe erledigt, streiche ich sie durch, führe die Karte in die Liste erledigt und fühle mich GROßARTIG. Wieso? Weil ich einen kleinen Erfolg gefeiert habe. Ich habe eine To-do erledigt. Wohoo. Das bringt mich doch meinem Ziel wieder einen Schritt näher. Meine heimliche Leidenschaft ist das Stricken. Wenn du an einem Großprojekt, wie an einem Schal oder einer Strickjacke strickst, verlierst du vor lauter Reihen schnell den Überblick und weißt gar nicht, wie viel du an einem Tag geschafft hast. Nimmst du dir eine gewisse Anzahl jeden Tag vor und freust dich am Ende jedes Tages, das du dein Ziel für heute erreicht hast, fängst du an, viel schneller deine Erfolge zu sehen und bleibst auch am Ball. Psychologisch eine ganz einfache Geschichte.

Neben den Erfolgen, die ich direkt sehe, hilft mir das Commitment zwischen jeder Aufgabe und mir, mich zu disziplinieren. Ich lerne, was es heißt, mein Wort zu halten und etwas einfach durchzuziehen. Eine Eigenschaft, die unheimlich wichtig ist, wenn ich meine Ziele erreichen möchte. Indem ich mir selbst verspreche, dass ich die Aufgaben, die ich heute auf Doing geschoben habe, wirklich mache, erfülle ich mir gegenüber mein Versprechen und wachse in meinem Ansehen. Mache ich es wieder nicht, bestätige ich mir selbst, dass ich es nicht drauf habe und werde jedes Mal scheitern.

Das Schreiben einer To-do-Liste ist mehr als nur Aufgaben auf einen Zettel schreiben oder eine Karte in einer Trello-Liste hinzuzufügen. Es ist ein Versprechen an mich. Dass ich bereit bin, für meine Ziele zu arbeiten, mich zu fokussieren und mir zeigen will, dass ich es kann. Jeden Tag aufs Neue. Zusätzlich lerne ich mich selbst besser kennen, indem ich immer wieder sehe, welche Aufgaben mehr Zeit in Anspruch nehmen, wo ich mich vielleicht am Anfang noch verschätze. Im Laufe der Zeit weiß ich, wozu ich in der Lage bin, werde durch meinen Fokus schneller in meinen Arbeiten und kann mir meine Aufgaben besser einteilen.

Um beim Beispiel des Strickens zu bleiben: Ich kann dir genau sagen, wie lange ich an einer Reihe mit 32 Maschen und an einer mit 94 Maschen stricke. Ich weiß, wann ich es einplanen kann und wann ich schaffe, ohne mir Druck zu machen und ohne mich zu zwingen. Ich mache es gern, denn ich habe mich darauf comitted dreimal in der Woche zu stricken, um mein Ziel in zwei Monaten erreichen zu können.

Welche Tools kann ich für die Liste nutzen?

Nicht jeder ist ein:e Digitalist:in. Agil zu sein, To-do-Listen zu führen hat auch nichts mehr der Digitalisierung zu tun. Natürlich kann es das vereinfachen als einen Zettelberg vor sich zu haben. Allerdings geht es hier um einen selbst. Möchtest du deine Aufgaben wirklich erfüllen und Erfolge verbuchen, so wähle bitte das Tool, das dir am besten erscheint.

Folgende stehen, meiner Erfahrung nach, zur Auswahl:

Jedes ist unterschiedlich in seiner Benutzung und würde hier den Rahmen sprengen. Einzeln erkläre ich sie gern in weiterführenden Artikeln.
Alle Tools, die oben aufgeführt sind, sind kostenfrei. Über den Begriff kann man sich streiten, da man für ein Notizbuch oder Papier auch bezahlen muss und eine Internetverbindung braucht, wenn man Trello und Canva benutzen möchte. Das lasse ich hier beiseite. Wichtig ist, dass du dich für Trello und Canva kostenlos registrieren kannst. Dein Board, deine selbstgebaute Vorlage kannst du bei beiden kostenlos erstellen und als PDF herunterladen.

Deine To-do-Listen-Vorlage

Brauchst du Inspiration oder direkt eine Vorlage? Hier findest du meine. Lade sie dir gerne direkt runter. Kontaktiere mich gern.

Für mich ist mit diesem Artikel wichtig, dass ich dir die facettenreichen Möglichkeiten aufzeige, mit denen du To-do-Listen für eine Steigerung deiner Produktivität nutzen kannst. Damit du verstehst, dass sie dich nicht hindern, sondern dir helfen. Dass sie dich nicht einsperren, sondern Stärken wie Disziplin und Fokus fördern.

Wie baue ich eine To-do-Liste auf?

To-do-Listen können sehr unterschiedlich aufgebaut sein. Je nachdem von welchem Blickwinkel du ausgehst, ergeben sich unterschiedliche Formate.

Jahre, Monate, Woche, Tage – sind Formate, in denen du deine Ziele festlegen und die To-dos herunterbrechen kannst. Wichtig ist für mich, dass du bei jeder Aufgabe weißt, warum du sie machst, denn dann fällt es dir leichter, dich darauf tatsächlich zu comitten und sie wirklich durchzuziehen.

Meine Tages-to-do-Liste sieht wie folgt aus:
  1. Wähle ein Fokus-Thema des Tages.
  2. Schreibe deine Unlieben Aufgaben zuerst auf die Liste.
  3. Frage dich, auf welche Ziele die Aufgaben einzahlen.

Werde zur Macherin

Je nachdem wie du deine Ziele gesetzt hast, können deine To-do-Listen jeweils unterschiedlich ausfallen bzw. sollten sie es auch. Wie du Ziele setzt und warum sie dir helfen, findest du ausführlich in meinem eBook erklärt.

Das wird dein Jahr.

Hast du Probleme damit, deine Ziele und To-dos zu definieren, melde dich gern zu meinem kostenlosen Planungscall an, indem wir über deine Aufgaben sprechen und ich dir erste Tipps und Tricks gebe.

In einem von mir neu konzipierten Journal decke ich alle Jahres, Monats-, Wochen- und Tagesziele ab. Es ist nach den Scrum Prinzipien aufgebaut. Das bedeutet, dass du einen agilen Prozess für deine Zielerreichung aufsetzen kannst. Konkret bedeutet das, dass du durch vorgegebene Check-in-Points und Reflexionen deine Pläne aufsetzt, angeleitet durch Fragen, die sich ein auf die agile Lebensphilosophie beziehen.

Deine To-do-Liste, unabhängig davon, mit welchen Tool du sie nutzt, sollte immer eine rational geführte Liste sein. Dabei kann es helfen in zwei Schritten vorzugehen:

Hast du die Schritte alle erledigt kommt die Feinarbeit, der Schliff. Die ersten 7 Schritte können von 10 min -1 Stunde dauern. Je nachdem wie komplex deine Aufgaben sind und ob du gerade startest oder das schon länger machst.

Der Feinschliff

Er dient dazu, dass du die aufgeschriebenen To-dos für den heutigen Tag sortierst. Wie oben genannt, wähle ich folgende Reihenfolge:

  • Fokus Thema des Tages
  • Unliebe Aufgaben zuerst
  • Auf welche Ziele zahlen die Aufgaben ein?

Dies gibt mir die Möglichkeit einen tiefen Einblick in meine To-dos zu bekommen. Indem ich mich dezidiert, aber auch rational mit ihnen auseinandersetze und verstehe, wie mich jede einzelne zu meinem Ziel bringt. Jede Aufgabe kann noch mit Informationen, Checklisten etc. angereichert werden. Dies erkläre ich in einem Trello-Artikel, da vor allem dieses Tool es ermöglicht mehr aus seinen Aufgaben rauszuholen.

Mythos: To-do-Liste tötet die Kreativität

Wie zu Beginn erwähnt, glaube viele, dass eine To-do-Liste ein zu enges Korsett bedeutet, indem sie sich nicht bewegen können. Dazu möchte ich gerne folgendes sagen: NEIN.

Das Schreiben einer To-do-Liste schafft Platz für Flexibilität und Kreativität. Es fördert sie. Indem ich klar strukturiere, welche Aufgaben vor mir liegen, befreie ich meinen Kopf vom ständigen “Daran muss ich auch noch denken“. Die Liste dient als erweiterter Notizblock meines Kopfes. In erster Linie. Ich muss dadurch nicht alles behalten, sondern lagere es aus, um Platz für neue Ideen zu schaffen, weiß aber gleichzeitig, dass ich nichts Wichtiges vergessen werde. Die To-do-Liste ist die Festplatte meines Kopfes, bringt mir mehr Speicherplatz und Klarheit auf einen Blick. Ich kann sie auch ganz transparent für andere nutzen.
Hier nochmal in Kurzform:

Was sind meine Benefits beim Erstellen dieser Liste?

  • Auswertung von Learnings: Warum erreiche ich manche Punkte und warum andere nicht? Ich reflektiere am Ende des Tages, was ich von meiner Liste geschafft habe. Ich finde einen besseren Zugang zu mir, meiner Motivation und weiß, wofür ich bereit bin, meine Zeit zu investieren.
  • Welchem Ziel komme ich wie ein Stück näher? Ich erhalte einen direkten Blick darauf, welchen Zielen ich wie ein Stück näher gekommen bin. Das schafft Fokus, Klarheit und Disziplin.
  • Ich werde stolz auf mich sein, wenn ich am Ende des Tages sehe, was ich geschafft habe.
  • Ich werde mich befreit fühlen, weil ich genau weiß, was am Tag auf mich zukommt.
  • Ich werde besser schlafen, weil mein Kopf keine Fragen stellt, sondern klar und frei ist. Manchmal kann es darum helfen abends eine To-do-Liste für den nächsten Tag zu schreiben. Probiere einfach aus, was dir am besten hilft.

In Kurzform

Dein Umgang

mit der To-do-Liste

Wähle die Aufgaben mit Bedacht und schreibe dir nicht zu viele drauf, um kein negatives Erlebnis zu kreieren. Bist du dir nicht sicher, wie viele Aufgaben du schaffen kannst, tracke sie und baue dir immer Puffer über den Tag verteilt ein.

Überlege dir, wann es für dich am besten ist, eine zu schreiben und wann es am wahrscheinlisten ist, dass du die Aufgaben, die darauf stehen machen wirst.

Ist dir eine tägliche zu viel (gerade am Anfang), dann starte mit einer wöchentlichen.

Ich kann dir nur raten, tu es. Du wirst sehen, dass es dir Vorteile bringt. Bist du heute noch kein Fan, so kannst du morgen einer werden. Der wichtigste Punkt bei allem, was ich dir erzähle, bist aber immer du. Nur du allein kannst die To-dos für dich festlegen und dir das Versprechen geben, dass du deine To-dos auch wirklich abarbeitest, um deinem Ziel näher zu kommen.
Brauchst du dabei Hilfe, einen ersten Anstoß, melde dich kostenfrei zu einem 30-minütigen Planungscall an. Wir gehen gemeinsam deine To-dos durch und überlegen, wie wir sie für dich am effektivsten gestalten können.

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